Kosten voor de exploitant
Inschrijfkosten
- Je voldoet het inschrijfgeld voorafgaand aan het evenement.
- Inschrijfgeld is inclusief kosten standplaats, vergunningen, watertappunt, afval, marketing en entertainment. Elektriciteit moet apart worden opgegeven en afgerekend tezamen met het inschrijfgeld.
- Afdracht 15% van de omzet. Informatie volgt via de mail.
Betalingsvoorwaarden
- Het inschrijfgeld, inclusief elektriciteit, wordt gefactureerd en dient uiterlijk twee weken na factuurdatum te zijn bijgeschreven op de bankrekening van de organisatie.
- Recht op deelname is pas definitief na ontvangst van het inschrijfgeld. Op het evenement kan niet worden betaald. Bij niet betalen binnen de gestelde termijn, ontvangt u éénmalig een herinnering. Uw aanmelding komt automatisch te vervallen als u niet binnen de gestelde termijn de herinnering van de factuur heeft betaald.
- In geval van niet tijdige betaling zal de inschrijver worden uitgesloten van deelname.
- Bedragen zijn exclusief 21% BTW.
Algemene info voor exploitanten
- BENG Evenementen laat alleen kwalitatieve en goed verzorgde foodtrucks/stands toe.
- We bieden plek aan max. 12 foodtrucks/stands.
- De organisatie zorgt voor een diversiteit in aanbod, geen dubbel aanbod.
- De organisatie zorgt voor het programma, muziek en entertainment.
- Werving & selectie: info@bengevenementen.nl.
- Inschrijven van foodtrucks voor het TSRH2022 Beach Eiland gaat uitsluitend via het formulier op de site www.bengevenementen.nl/markten/tsrh2022-seaside-markt.
- Alleen volledig ingevulde inschrijfformulieren worden door de organisatie in behandeling genomen.
- Alle ingevulde gegevens worden alleen door de organisatie gebruikt.
- Om deel te kunnen nemen ben je in het bezit van een foodtruck, een caravan of een stand.
- Als exploitant schrijf je in voor het gehele evenement (14 t/m 17 juli 2022) en niet voor afzonderlijke dagen.
- De exploitant verkoopt alleen de producten die hij/zij heeft ingevuld op het inschrijfformulier.
- Het is tijdens het evenement/festival niet toegestaan andere gerechten te verkopen dan welke zijn aangegeven bij inschrijving en waarop selectie heeft plaatsgevonden. Eventuele wisselingen van gerechten tijdens het seizoen dienen per mail doorgegeven te worden aan de organisatie.
- Indien door de exploitant zonder voorkennis van de organisatie andere gerechten worden verkocht, is de organisatie gerechtigd de verkoop hiervan te verbieden.
- Het is de exploitant tevens niet toegestaan gebruik te maken van een andere foodtruck dan deze waarop selectie heeft plaatsgevonden ter waarborging van de (juiste) uitstraling.
- Bij inschrijving moet de volledige lijst met gerechten die worden aangeboden worden toegevoegd.
- Bij inschrijving heb je nog geen garantie op deelname. De organisatie kijkt naar de meest originele foodtrucks en een zo breed mogelijk assortiment. We nemen je inschrijving in behandeling en checken of je voldoet aan de criteria; uitstraling, originaliteit, aanbod. Stuur daarom foto’s van je foodtruck via info@bengevenementen.nl en/of link van je website mee bij inschrijving.
- Informatie over andere inschrijvingen wordt niet verstrekt.
- Bij inschrijving ga je automatisch akkoord met de richtlijnen en ben je bekend met de algemene info.
Duurzaam – géén plastic toegestaan!
- Bij de TSRH2022 werken we met biologisch afbreekbare disposables/servies/bestek/verpakkingsmaterialen, dit geldt voor de foodtrucks en Pop Up bar op het Beach Eiland. Plastic verpakkingen en disposables zijn dus niet toegestaan/verboden!
Algemene richtlijnen voor exploitanten
- De organisatie behoudt zich het recht voor om de data en de openingstijden aan te passen i.v.m. bijzondere omstandigheden.
- De exploitant voldoet aan de geldende voorschriften, vergunningen en eisen van de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit.
- De exploitant beschikt aantoonbaar over de benodigde vergunningen en/of ontheffingen.
- De exploitant voldoet aan de eisen voor hygiëne en arbo die van overheidswege worden gesteld aan cateraars op (semi)permanente locaties. De standhouder dient zich te houden aan alle wettelijke, technische en veiligheidsvoorschriften voor het uitbaten van een foodtruck op de openbare weg c.q. het evenementen/festivalterrein. Voedsel dient te worden bereid en opgediend conform de geldige hygiënenormen. Wanneer de aard van het werk het noodzakelijk maakt om voedsel met de handen aan te raken dient er een voorziening aanwezig te zijn om de handen te wassen. Er wordt te allen tijde gewerkt volgens HACCP voorschriften. Men is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van deze voorschriften.
- De exploitant voldoet aan de eisen die gelden voor installaties.
- De exploitant dient zich te houden aan de voorschriften en richtlijnen van de betreffende gemeente, brandweer, politie en organisatie. De brandweer zal mogelijk zelf veiligheidsinspecties uitvoeren en eventueel overgaan tot afkeuring van onveilig materieel. De organisatie is niet verantwoordelijk voor afkeuring door de brandweer.
- De exploitant is alle dagen aanwezig en is geopend tijdens de genoemde openingstijden.
- De exploitant zorgt voor voldoende voorraad en is nimmer uitverkocht tijdens genoemde openingstijden.
- Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming de standruimte door te verkopen/verhuren of te verpachten aan andere partijen.
- De horeca-exploitant Nooitgedagt verzorgt tijdens het evenement/festival vanuit de pop up Beachbar de verkoop van (non) alcoholische dranken, koude/warme dranken, sappen en gebak aan het publiek. De verkoop hiervan door de overige exploitanten is niet toegestaan.
- Muziek en entertainment worden tijdens het evenement/festival verzorgd door de organisatie. Het is de exploitant niet toegestaan om zelf muziek ten gehore te brengen in welke vorm dan ook, tenzij hiervoor toestemming is gegeven door de organisatie.
- De door jou aan de organisatie verschafte informatie en foto’s kunnen worden gebruikt in reclame-uitingen. Tevens kan er op het evenement beeldmateriaal worden gemaakt en gebruikt door derde.
- Reclamematerialen, flyers e.d. van exploitanten, mogen niet over het evenementen/festivalterrein worden verspreid.
- De exploitant houdt zelf rekening met een slecht-weer-scenario.
Op- en afbouw van het evenement en technische voorwaarden
- De exploitant krijgt enkele dagen voor het evenement informatie zoals o.a. tijden van opbouw en aankomst via de mail doorgestuurd.
- De exploitant volgt de aanwijzingen van de organisatie op.
- De organisatie zorgt voor de indeling van het evenementen/festivalterrein en de toewijzing van de plaatsen.
- Exploitanten kunnen niet onderling van plaats wisselen. De exploitant dient zich verder te houden aan de toegezegde oppervlakte. De toegezegde oppervlakte kan niet op eigen initiatief van de exploitant worden uitgebreid.
- Het is niet toegestaan anders dan met de organisatie afgesproken borden, rekken, tafels of andere zaken buiten de standplaats te plaatsen. Tevens is het niet toegestaan zaken te plaatsen welke de doorgang van publiek, hulpdiensten, nooduitgangen e.d. belemmeren.
- De organisatie biedt alleen een standruimte, inclusief stroom- en waterpunt. De exploitant bouwt zelf op.
- Het is de exploitant niet toegestaan zijn/haar motorvoertuig tijdens het festival te parkeren naast of achter de foodtruck, behoudens tijdens het opbouwen, bevoorraden en afbreken van de standplaats.
- De exploitant is voor het parkeren van zijn/haar motorvoertuig aangewezen op de daarvoor bestemde parkeergelegenheid in de buurt van het evenementen/festivalterrein.
- Bevoorrading van de foodtruck vindt plaats buiten de openingstijden van het evenement/festival.
- Een uur voor aanvang van het evenement dient de (bevoorrading)auto buiten het terrein te staan.
- Iedere exploitant is echter zelf verantwoordelijk voor de stand. De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele diefstallen en/of beschadigingen van welke aard dan ook.
- De organisatie biedt geen opslag noch bewaring van materialen en goederen.
- De organisatie zorgt voor de stroomaansluitingen. Gebruik van eigen aggregaten door de exploitant is niet toegestaan.
- Stroom wordt enkel aangesloten na keuring van de elektrische aansluiting of na het voorleggen van een keuringsattest.
- Haspels moeten steeds volledig afgerold worden. Alle kabels dienen achter de stand te lopen.
- De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld indien de technische installatie van de foodtruck wordt afgekeurd door de brandweer of een andere controlerende instelling.
- De foodtruck is voorzien van een blusdeken en een draagbaar poederblustoestel / CO2 van tenminste 6 kg.
- Blusmiddelen moeten tenminste één keer per jaar door een gecertificeerde deskundige gekeurd worden, een aantoonbaar keurmerk hebben en te allen tijde binnen handbereik zijn van de plaats waar men bakt of braadt.
- Het gebruik van gas wordt enkel toegestaan mits een geldig keuringsattest van een erkende organisatie aangaande de gasinstallatie van de foodtruck.
- Mochten er tijdens een controle gebreken worden vastgesteld, dan loopt de exploitant het risico dat zijn stand tijdelijk of gedurende het evenement/festival zal worden gesloten.
- De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor ongevallen met voertuigen op het terrein.
- De organisatie moet de standhouder niet vrijwaren voor stoornissen in het gebruiksgenot, veroorzaakt door derden.
- Elke handelwijze strijdig met de richtlijnen van de organisatie, de gemeentelijke regelgeving, de individuele overeenkomst en alle gedragingen welke de orde, rust en de veiligheid op het evenementen/festivalterrein verstoren, kan uitsluiting en verwijdering van de exploitant tot gevolg hebben. Indien de exploitant en/of zijn/haar medewerkers weigeren gevolg te geven aan de richtlijnen van de organisatie, dan kan deze een beroep doen op de openbare macht om hen van het terrein te laten verwijderen. De eventuele kosten die daarmee gepaard gaan vallen ten laste van de exploitant.
Schade & schoonmaak
- De exploitant zorgt voor het schoonhouden van de standruimte.
- De organisatie zorgt voor het schoonhouden van het terrein, de terrassen en de toiletvoorzieningen en zorgt voor de afvalverwerking.
- De exploitant laat de standruimte schoon achter en laat vuilnis achter op de daarvoor aangewezen plek. Afvalscheiding is in dezen van groot belang.
- De exploitant dient de ondergrond van de standplaats te vrijwaren van mogelijke vet- en olievlekken. Bij de oplevering van het terrein, zowel voorafgaand aan het evenement/festival als bij de afsluiting, maakt de organisatie foto’s van de plek waar de foodtruck staat. Als blijkt dat er na afloop vet- en olievlekken worden geconstateerd die met de reguliere schoonmaak niet verwijderd kunnen worden, dan worden de extra kosten voor schoonmaak in rekening gebracht aan de exploitant. Neem dus vooraf de juiste maatregelen.
- De standplaats wordt vrij van enige vorm van schade achtergelaten.
- In geval van vervuiling en/of schade kunnen tegensprekelijke vaststellingen worden gedaan, daags na het evenement/festival. Als de exploitant daarbij niet aanwezig wenst te zijn, dan aanvaardt hij/zij de vaststellingen van de organisatie en/of de betreffende gemeente als bindend. Eventuele herstelkosten zijn in alle gevallen voor de exploitant.
Aansprakelijkheid en verzekering
- Deelname aan het festival geschiedt op eigen (ondernemers)risico. De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor welke schade dan ook, geleden door deelname aan het festival. De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de weersomstandigheden en ook niet voor schade geleden door exploitanten, derden en bezoekers door ongevallen of welk schadeverwekkend feit dan ook.
- De exploitant is aansprakelijk voor en is verplicht verzekerd te zijn tegen alle schade die door toedoen of nalatigheid van hem-/haarzelf, zijn/haar personeel dan wel door zijn/haar inzendingen op welke wijze dan ook aan goederen van en/of personen werkzaam bij of in opdracht van de organisator wordt veroorzaakt. De exploitant vrijwaart de organisator voor alle aanspraken die andere ter zake kunnen doen gelden.
- Bij inschrijving moet een bewijs worden voorgelegd waaruit blijkt dat de exploitant voldoende verzekerd is (aansprakelijk, brand, storm, ongevallen, diefstal, vernielingen, ontploffingsgevaar, voedselvergiftiging of ander schadeverwekkend feit).
- Aansprakelijkheid van de organisator jegens de exploitant is in alle gevallen beperkt tot directe schade en nimmer over vermiste winst of indirecte verliezen of schade en het totale bedrag van de overeenkomst.
- Goederen die zich bevinden op het evenementen/festivalterrein en in de omliggende of bijbehorende terreinen zijn voor rekening en risico van de exploitant. De organisator belast zich niet met het verzekeren daarvan.
- De organisator is niet verantwoordelijk voor de goede werking van enige technische installatie en voor eventuele schade in welke vorm dan ook, welke voor de exploitant mocht ontstaan.
Annulering
- Indien het evenement/festival wegens te weinig animo, door een te gering aantal inschrijvingen, geen doorgang kan vinden, heeft de exploitant geen recht op schadeloosstelling in welke vorm dan ook. De in de reserveringsbevestiging gedane toezeggingen vervallen en de door de exploitant reeds verrichte betalingen worden gerestitueerd.
- De organisator behoudt zich te allen tijde het recht voor wegens situaties van overmacht, zoals brand, storm, overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer, vorderingsmaatregelen door de overheid, natuurrampen, evacuatiemaatregelen en andere buitengewone omstandigheden, de vastgestelde datum van het evenement te wijzigen, af te gelasten dan wel het reeds vastgestelde evenement geen doorgang of voortgang te laten vinden.
- In geval de vastgestelde datum van het evenement wegens situaties als hierboven genoemd deze ter uitsluitende beoordeling van de organisator gewijzigd worden, blijft de met de exploitant gesloten overeenkomst van kracht.
- Indien een uur voor het tijdstip waarop het evenement voor bezoekers wordt opengesteld een exploitant niet de hem/haar toegewezen standruimte in gebruik heeft genomen, wordt dit beschouwd als zijnde een annulering van deelname, waarop de desbetreffende bepalingen van toepassing zijn en kan de organisator deze ruimte zonder nadere sommatie of ingebrekestelling aan andere exploitanten ter beschikking stellen. De exploitant blijft in een dergelijk geval de overeengekomen prijs in zijn geheel verschuldigd aan de organisator en kan geen aanspraak maken op schadevergoeding.
- Indien de exploitant zijn/haar reservering wenst te annuleren of in gebreke is voor wat betreft betalingen, zowel van bedragen als tijdstip van betaling, heeft de organisator het recht om annuleringskosten in rekening te brengen en de standruimte aan andere exploitanten toe te wijzen.
- De kosten bij annulering en/of het niet aanwezig kunnen zijn op het evenement/festival: bij annulering langer dan twee maanden voorafgaand aan het evenement zijn er geen kosten. Annulering tussen twee maanden en 31 dagen voor het evenement/festival 50% van het verschuldigde factuurbedrag. Bij annulering vanaf 31 dagen voorafgaand aan het evenement/festival bent u 100% van het factuurbedrag verschuldigd.
- Annuleren van het geboekte evenement/festival dien je altijd per email aan de organisatie door te geven. Je kunt dit niet telefonisch, of via o.a. social media apps, sms ect. doorgeven. Deze zullen niet worden verwerkt. Je annulering is pas definitief wanneer je van de organisatie een bevestiging hebt ontvangen.
- De organisator behoudt zich het recht voor om de bovengenoemde annuleringsregeling te hanteren en de vrijgekomen standruimte aan andere exploitanten toe te wijzen. De organisator is nimmer verplicht de aanvraag voor vermindering van standruimte in te willigen. De kosten van geannuleerde standruimte blijven evenwel volledig verschuldigd. Alle wijzigingen zijn alleen na schriftelijke bevestiging door de organisator geldig.
De rechten en plichten in deze algemene info en richtlijnen zijn niet limitatief. De organisatie zal te allen tijde deze algemene voorwaarden kunnen aanvullen of aanpassen aan de situatie indien de orde, veiligheid, de netheid, de gezondheid of de rust dit vereisen.
